Office系ソフトの扱いに求められる基本スキル
求人広告などを見ていると、「基本的なパソコン操作を可能な方」のような条件が記載されているものを多く見かけます。
この基本的なパソコン操作の定義は明確に定まっているわけではありませんが、そのほとんどは文書ソフトや表計算ソフトなど、一般的な書類や資料作成に必要なツールを扱えるかどうかを尋ねているケースが多いです。
こうしたツールとして有名なのが、MS Office系のソフトです。
Microsoft社が開発したツールで、WordやExcel、PowerPointなどのツールは誰もが一度は触ったことのあるツールではないでしょうか。
現在はこれらツールも代替サービスが多数登場しており、最近ではGoogleが提供するドキュメントやスプレッドシートを活用する企業も増えてきています。
しかしながら、MS Officeは古くからシェアを獲得していた実績もあり、いまだ多くの企業で採用されているのが現状です。
Office系ソフトの扱いにはさまざまなスキルが求められます。
たとえばWordは文書作成ツールであるため、改行や文字の装飾などを駆使して、文書を見やすく生成できるスキルが求められます。
Word内には画像も貼り付けられますが、画像のサイズやそれに伴う改ページなども上手く調整して、いかに見やすい資料を作れるかが仕事でも大切です。
そしてWordよりも多用されるツールであるExcelでは、データを表やグラフにまとめたり、関数を利用して簡易的なツールを自身で作成できるスキルが求められます。
関数を扱えるスキルを持っていれば、さまざまな業務を効率化できるためおすすめです。
Office系ソフトを使う仕事の例
Office系ソフトを使う仕事はいくつもあります。
たとえば事務作業では書類を作るケースが多いためWordを多用しますし、書類のフォーマット作成ではExcelも使います。
クライアントと打ち合わせをする際にはPowerPointでスライドを作成して、視覚的に訴えられるような工夫も必要です。
アニメーションで多少の動きを付けたプレゼンテーションをすることで見る人の興味をひく手段は、営業活動などにも多く用いられます。
また、IT業界のシステム開発における設計書作成業務などもExcel等を用いて行われることが多く、見やすい設計書にするためにはツールを正しく扱えるスキルが求められます。
このように、Office系ソフトを使う機会は仕事でもたくさんあります。
一通り扱えるようになっておけば、事務作業をはじめあらゆる仕事がこなせるようになっているため、パソコンのスキルアップを考えている方はぜひ勉強することをおすすめします。